Makalah Prosedur Administrasi Personalia

MAKALAH PROSEDUR ADMINISTRASI PERSONALIA

PT CIPTA BUSANA JAYA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KELOMPOK 1 : 22.1A.02

Tsania Lu’lu

 

Ali Fahriyan

Dewi novitasari

Mia novitasari

Syifa Fauziah

 

 

 

AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN ADMINISTRASI

BINA SARANA INFORMATIKA

Jl. RS. Fatmawati N0.24, Jakarta Selatan

..........................................................................................................

KATA PENGANTAR

 

            Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wata΄ala, karena berkat rahmat-Nya kami bisa menyelesaikan makalah yang berjudul Prosedur administrasi personalia PT Cipta Busana Jaya. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah manajemen administrasi bisnis.

Pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh  karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi sempurnanya makalah ini.

Semoga makalah ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

 

 

 

 

 

PENULIS  

 

 

 

 

 

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………………………………………………………………………..........i

DAFTAR ISI……………………………………………………………………………………...ii

BAB I :           PENDAHULUAN………………………………………………………………...1

1.1    Landasan teori……………………………………………………….………..1

1.2    Metode pengumpulan data………………………………………………...….1

1.3    Ruang lingkup pembahasan………………………………………………..…1

BAB II :          SEKILAS TENTANG PT CIPTA BUSANA JAYA………………………..……3

                        2.1 Gambaran umum PT Cipta Busana Jaya……………………………..………3

                        2.2 Struktur organisasi PT Cipta Busana Jaya…………………………………….4

                        2.3 Produk  yang dihasilkan PT Cipta Busana Jaya………………………………5

                        2.4 Falsilitas PT Cipta Busana Jaya……………………………………………….6

 BAB III :       TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ADMINISTRASI PERSONALIA

                        PT CIPTA BUSANA JAYA………………………………………………………8

                        3.1 Rekrutmen……………………………………………………………………..8

                        3.2 Remuneration………………………………………………………………….9

                        3.3 Sistem Penilaian Kerja……………………………………………….………..9

BAB IV :        PENUTUP……………………………………………………………………….10

                        4.1 Kesimpulan…………………………………………………………………..10

                        4.2 Saran…………………………………………………………………………10

 

...............................................................................................................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1   Landasan Teori

Penulis menyadari bahwa bagian administrasi personalia sangatlah penting untuk sebuah perusahaan, oleh karena itu penulis kali ini akan sedikit menjelaskan tentang pentingnya bagian Administrasi personalia.

A.    Pengertian administrasi personalia

Sebelum penulis mengemukakan pengertian Administrasi personalia

terlebih dahulu penulis mengemukakan pengertian administrasi personalia  secara umum.

Dapat kita tinjau sebagai berikut, Yaitu :

Kata administrasi berasal dari kata ad yang berarti ke atau kepada, dan ministrare yang berarti melayani,membantu atau mengarahkan.Sedangkan kata personalia berasal dari kata personil atau personnel yang berarti pegawai. Jadi administrasi personalia tidak lain adalah administrasi dalam bidang pegawai atau kepegawaian,yaitu administrasi atau manajemen yang menagani masalah – masalah kepegawaian dalam suatu badan usaha atau lembaga. Administrasi Personalia pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Dimana dalam hal ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel.

 

B.     Fungsi dan tujuan Administrasi personalia

Administrasi personalia diperlukan untuk memperlancar fungsi divisi personalia atau human resource secara keseluruhan. Hal ini terutama diperlukan bagi perusahaan yang sudah memiliki begitu banyak karyawan.

 

 

1.2 Metode pengumpulan data

A.    Studi Pustakaan

Penulis mendapatkan data dari melihat buku tentang Administrasi personalia dan mengutipnya yang berhubugan dengan makalah Prosedur Administrasi Personalia ini.

B.     Wawancara

Penulis melakukan Tanya jawab kepada pihak-pihak yang terkait di PT Cipta Busana Jaya dengan Leader shift.

 

1.3   Ruang Lingkup Pembahasan

Tediri dari IV ( empat ) bagian yang sangat berkaitan antara satu dengan yang lain agar makalah ini dapat disesuaikan dengan isi, maksud dan tujuan pembahasan masalah. Adapun penulis membahas dalam makalah ini antara lain:

 

BAB 1      : Pendahuluan

      Dalam bab ini penulis menguraikan tentang betapa pentingnya bagian Administrasi personalia dalam sebuah perusahaan, serta metode pengu,pulan data dan ruang lingkup pembahasan.

 

BAB II     : Sekilas Tentang PT CIPTA BUSANA JAYA

      Menyampaikan gambaran secara umum PT Cipta Busana Jaya mengenai struktur organisasi, produk yang yang di hasilkan, dan falsilitas.

 

BAB III    : Bagian Administrasi Personalia di PT Cipta Busana Jaya

      Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang Prosedur Administrasi Personalia dan kegiatanya.

 

BAB IV    : Penutup

      Penulis memberikan kesimpulan mengenai makalah Prosedur Administrasi Personalia.

 

 

BAB II

GAMBARAN UMUM

PT CIPTA BUSANA JAYA

2.1       Sejarah PT Cipta Busana Jaya           

Dari rumah produksi busana karir terkemuka bermerek ACCENT, PT. Cipta Busana Jaya menghadirkan "UNILINE", pakaian seragam kantor yang berkualitas tinggi, bergaya dan modern yang dirancang khusus untuk meningkatkan identitas perusahaan anda ke jenjang yang lebih tinggi. Dengan pertambahan daftar klien kami dengan pesatnya, UNILINE menawarkan solusi terpadu untuk menanggapi kebutuhan pakaian seragam perusahaan anda berdasarkan pengalaman dan keahlian kami dalam bisnis fashion

Uniline menghadirkan paket menyeluruh yang meliputi "perancangan hingga pendistribusian". Perancang busana kami yang berbakat dapat menawarkan pilihan, baik dalam hal model maupun kain, sejalan dengan arahan perusahaan yang juga tidak melupakan aspek fungsional dan lingkungan kerja. Kami dapat menawarkan berbagai penambah nilai pada seragam kerja anda seperti lencana, bordir logo perusahaan atau panel slogan perusahaan maupun slogan promosional. Jaringan kami yang luas dalam divisi Retail juga menambah kayanya pengalaman kami dalam hal pendistribusion ke seluruh Nusantara.”

VISI

 “Menginspirasi gaya hidup melalui dunia fashion! “

Misi

Dengan memberikan layanan dan produk kelas dunia dalam industri fashion, kami mendorong para pelanggan kami untuk mengekspresikan diri mereka melalui gaya hidup mereka. Kami memanjakan para pelanggan kami dengan menciptakan pengalaman berbelanja dan produk-produk yang merefleksikan trend international yang telah diadaptasi untuk disesuaikan dengan pasar khusus.

2.2 Stuktur Organisasi

Organisasi sangat diperlukan pada usaha industry karena dapat memberikan informasi kepada seluruh karyawan mengenai tugas dan tanggung jawab. Dengan adanya struktur organisasi, karyawan akan memdapatkan informasi yang lebih jelas, antara lain:

1.      Batas dan jalur wewenang

2.      Departyemen dan bagian – bagian yang ada di perusahaan.

3.      Fungsi dan tugas masing-masing department.

4.      Mengetahui jalur informasi dan instruksi yang ada di dalam organisasi perusahaan.

 

Berikut adalah struktur Organisasi PT cipta Busana Jaya :

 

MANAJER

 

    

ASST. MANAGER

ADMIN

REKRUTMEN

SPV

GA. ADMIN

GA MAINTANANCE

GA MAINTANACE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Produk yang di hasilkan PT Cipta Busana Jaya

1. Garment

UNILINE menawarkan semua kategori produk pakaian seragam untuk semua segmen industri serta bidang pekerjaan. Kami mampu memenuhi permintaan pakaian seragam baik untuk pria, wanita dan bahkan anak-anak (pakaian seragam sekolah). Mulai dari basic T-Shirt untuk event promosi atau seragam formal bagi para eksekutif, produk kami yang sangat luas pasti mampu memenuhi kebutuhan anda. UNILINE juga menawarkan seragam untuk petugas keamanan, wear pack, overhaul dan item khusus lainnya yang diperuntukkan demi keselamatan seperti pakaian tahan api, pakaian dengan reflecting band dan lain sebagainya.

Sejak pemilihan bahan mentah hingga hasil akhir produk, busana serta seragam kerja, yang tidak kalah pentingnya adalah aspek design. Dalam setiap menit yang digunakan untuk sebuah detil rancangan dari setiap pakaian, baik seragam, pakaian bisnis, pakaian kasual atau pakaian untuk event, kami mempertimbangkan agar poduk kami dapat meningkatkan semangat kerja Tim, serba guna, fungsional, sesuai dengan protokol perusahaan, berkualitas, serta memberikan kenyamanan.

 

2. Non Garment

Untuk melengkapi koleksi busana kerja dan seragam produk kami, UNILINE juga menawarkan produk tambahan dan item khusus lainya untuk promosi seperti : mug, tas, paying, dan sepatu untuk segala suasana.

Selain itu PT Cipta Busana Jaya juga menciptakan 3 merk fashion, yaitu:

1. ACCENT - Merupakan brand busana wanita yang ditujukan untuk urban modern wanita karir dengan konsep “nine to nine” yang telah hadir di seluruh store terkemuka

2. MINT - merupakan brand busana wanita yang menawarkan mainstream fashion dengan style yang terkini.

3. ORIZZA - hadir dengan konsep muslim yang berfokus pada busana dengan inspirasi etnik.

 

2.4 falsilitas PT Cipta Busana Jaya

1. Design

Selain memiliki kemampuan untuk merancang sebagai kompetensi utama mereka, para perancang kami benar-benar menguasai bisnis industri fashion dengan selalu mengamati tren mode dan style busana terkini. Namun, kunci kesuksesan UNILINE terletak pada anggota Tim kami yang berpengalaman serta ahli dalam mengenali kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap tipe bisnis dan industri, yang membuat UNILINE berbeda dengan yang lain. Pendekatan kami yang unik dan inovatif, bukan hanya menawarkan beragam ide yang tak terbatas serta saran-saran yang bernilai, kami juga memastikan terciptanya hubungan kerja yang menyenangkan dan efisien yang memungkinkan adanya arus komunikasi  serta pertukaran informasi yang tak terbatas untuk mencapai hasil yang diinginkan.

2. Produksi

Pabrik sebagai fasilitas produksi perusahaan kami berlokasi di Surabaya, Jawa Timur berkapasitas lebih dari 2,5 juta helai per tahun untuk berbagai kategori produk. Karena waktu yang diperlukan sejak dimulainya konsep rancangan hingga pendistribusian pakaian siap pakai sangat bervariasi dan sangat tergantung pada faktor-faktor tertentu seperti kuantitas pesanan, rancangan, style, produk, pendistribusian secara luas ke cabang-cabang dimanapun klien berada di seluruh negeri dan detil lainnya, aspek penting yang merupakan nilai lebih UNILINE bagi para klien adalah kemampuan kami untuk mempercepat pengadaan bahan mentah untuk setiap tipe kain apapun yang diminta dalam jangka waktu singkat. Ini dikarenakan jaringan kami yang luas di seluruh dunia yang memungkinkan adanya fleksibilitas dan pemilihan vendor yang tepat untuk memperoleh kualitas yang memuaskan dengan harga yang sesuai dan di saat yang tepat.

3. Jaminan Kualitas

Sistem dan prosedur jaminan kualitas dimulai dari pemilihan vendor hingga penyelesaian produk untuk memastikan pengiriman yang tepat  waktu dan mengutamakan kepuasan pelanggan.

Prosedur Jaminan Kualitas:

   1. Persetujuan untuk sample & size set.

   2. Tes pencucian kain.

   3. Inspeksi keseluruhan kain.

   4. Pengecekan pemotongan kain agar sesuai dengan pola dan design.

   5. Proses pengecekan dari awal hingga akhir produksi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Personalia

PT Cipta Busana Jaya

 

Tugas dan  Tanggung Jawab Administrasi Personalia adalah membantu dalam Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personalia Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia dengan menyiapakan bahan-bahan yang butuhkan dan berkaitan dengan ke personaliaan.

Adapun tugas dari departemen personalia, diantaranya :

3.1   Rekrutmen

Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam

perencanaan sumber daya manusia.

Dengan langkah – langkah sebagai berikut :

1.      Penerimaan pendahuluan

2.      Tes-tes penerimaan

3.      Wawancara seleksi

4.      Pemeriksaan referensi ( mulai dari riwayat hidup, riwayat pekerjaan, sertifikat dan sebagainya)

5.      Evaluasi medis

6.      Wawancara Atasan langsung

7.      Keputusan penerimaan ( biasanya melalui surat, e-mail atau telepon)

 

 

 

 

 

3.2   Remuneration

Proses perhitungan struktur dan skala gaji pegawai, uang lembur, bonus dan uang jaminan. Proses penghitungan di dasarkan pada harga jabatan secara adil. Sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku seperti UU Tenaga Kerja, Perpajakan, Jamsostek dan menunjang keberhasilan perusahaan.

 

3.3   Sistem penilaian kerja

Sistem penilaian kerja para pegawai di dasarkan pada perhitungan absensi, dan kinerja pegawai. System penilaian juga berpengaruh dengan keputusan manager apakah karyawan patut untuk di pertahankan (promosi) atau di lepaskan (phk).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB IV

Penutup

 

4.1    Kesimpulan

Setelah penulis melakukan riset , serta uraian yang di jelaskan di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa PT Cipta Busana Jaya adalah perusahaan industry yang bergerak di bidang garmen dengan kualitas yang sangat bagus baik dari segi barang, produksi dan organisasi.

 

4.2    Saran

Penulis merasa selama melakukan observasi dalam pembuatan makalah ini sangatlah bermanfaat. Namun tinggkatkan lagi komunikasi antara bawahan dengan atasan.