BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang
sangat penting. Informasi yang tertulis yang tepat harus tersedia apabila
diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan
administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam
suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang arsiparis dapat mengingat semua
catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola
kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor
dipengaruhi pula oleh pegawai yang berkerja pada bidang kearsipan, sarana atau
falsilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang
tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Fungsi
arsip sebagai ingatan , pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola
dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor
yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus
senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam
memecahkan masalah admninistrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan
pada khususnya.
1.2 Tujuan
Penulisan
Tujuan
dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk
memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen mata kuliah kearsipan.
2. Untuk
menambah pengetahuan tentang system kearsipan.
3. Untuk
mengetahui gambaran tentang penyimpanan arsip.
4. Untuk
memahami seperti apa sistem yang di gunakan untuk memudahkan petugas mencari
dokumen (penyimpanan arsip system abjad).
5. Untuk
mengetahui tentang cara pemeliharaan arsip.
1.3 Metode
Pengumpulan Data
1. Studi
Pustaka
Penulis mendapatkan
data dari membaca buku-buku mengenai system kearsipan
2. Pencarian
secara Online
Penulis mencari data
dan mengutip dari web yang bersangkutan dengan makalah.
1.4 Ruang
Lingkup Pembahasan
Terdiri
dari IV (Empat) bagian yang sangat berkaitan antara satu dengan yang lain agar
makalah ini dapat disesuaikan dengan isi, maksud tujuan pembahasan, masalah dan
dapat membedakan antara teori dengan praktik yang didapat di kampus maupun di
dunia industri, adapun penulis membahas dalam makalah ini antara lain :
BAB
I : PENDAHULUAN
Dalam
bab ini penulis menguraikan tentang betapa pentingnya kearsipan bagi suatu
perusahaan atau kantor, tujuan pembuatan makalah, serta metode Pengumpulan data
dan ruang lingkup pembahasan.
BAB
II : LANDASAN TEORI
Menyampaikan
gambaran secara umum pengertian arsip, jenis-jenis arsip, fungsi arsip,
prosedur penyimpanan dan pemeliharaan, perlindungan dan perbaikan arsip.
BAB
III : PEMBAHASAN
Dalam
bab ini penulis mengemukakan tentang pengertian arsip system abjad, prosedur
penyimpanan arsip system abjad, susunan map, peralatan dan perlengkapan, serta
analisis swot arsip system abjad.
BAB
IV : PENUTUP
Penulis
memberikan kesimpulan serta saran-saran penulis mengenai makalah arsip system
abjad .
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian
Arsip
Arsip sangat penting
bagi sekretaris dan pegawai kantor yang mengurusinya, sebab pemahaman yang
benar tersebut akan membuat proses dan kinerja jalannya kearsipan lebih
optimal.
Menurut
Sutarto (1997:200) mengatakan arsip sebagai “ kumpulan warkat yang memiliki nilai
guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan
cepat”.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok kearsipan Yang dimaksud arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan pemerintah dalam bentuk corak apa
pun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalamn rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangkaian pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Dalam
Penjelasan atas UU tersebut tersurat bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah
dalam corak apa pun, adalah meliputi baik tertulis maupun yang dapat dilihat
dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film, dan lain sebagainya.
2.2 Ciri-ciri
Arsip dan kegunaanya
2.2.1
Dokumen dapat dikatakan
baik jika memenuhi syarat sebagai berikut :
1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai
nilai guna. Nilai guna yang ada dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan
ALFRED (Sutarto, 1997:2001) yang merupak singkatan dari Administrative value,
Legal value, Financial value, Research value, Educational value, dan
Dokumentary value. Selain itu arsip dapat mengandung nilai haluan organisasi,
nilai pelaksanaan kegiatan organisasi, nilai sejarah, ekonomi, sosial, politik,
keamanan, kebudayaan seni dan agama.
2. Warkat-warkat harus disimpan secara
sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakan dan disusun berurutan
menurut abjad, tanggal atau pun nomor, tetapi juga menunjukan penyimpanan arsip
yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal,
organisasi atau unit kerja penciptaan warkat.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat apabila
diperlukan.
2.2.2
Kegunaan Arsip
Dalam kehidupan
organisasi atau pun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan (manfaat)
tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan,
riset, dan pembuktian (dokumenter). Karena mempunyai kegunaan (berguna,
bermanfaat), maka arsip harus disimpan secara sistematis.
Unit kearsipan di dalam
organisasi memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data atau pun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pagawai, dan masyarakat.
Setiap manajer di setiap unit membutuhkan data dan informasi untuk membantu di
dalam melaksanakan fungsi manajemen dan peran manajerialnya. Pegawai juga
membutuhkan data atau informasi untuk melaksanakan tugas-tugas yang diserahkan
kepadanya. Masyarakat juga dapat memerlukan data dan informasi sesui kebutuhan, misalnya untuk
kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita, dan lainya.
2.3 Klasifikasi
Arsip
Banyak
peristiwa atau hal yang dapat dicatat dalam kehidupan organisasi/perorangan
yang berguna bagi kehiduopan bersama. Oleh karena itu warkat atau arsip yang
berisi catatan mengenai hal-hal dan kejadian-kajadian yang menyangkut hidup dan
aktivasi individu dan organisasi juga bervariasi. Untuk mempermudah pemahaman
dan pelaksanaan kegiatan kearsipan, arsip biasanya digolong-golongkan atau
klasifikasikan menurut ( dalam berbagai ) segi cara pandang ( aspek ) tertentu.
Wursanto
( 1991 : 21 – 30 ) melakukan penggolongan arsip menurut subjek (isi), bentuk
(wujud), nilai (kegunaan), sifat kepentingan, keseringan penggunann, fungsi,
tingkat penyimpanan dan pemeliharan, serta menurut keasliannya.
Menurut
subjek atau isinya, arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam seperti
arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan.
Menurut
kegunaanya, arsip diklasifikasikan menjadi beberapa macam misalnya arsip
mempunyai nilai guna administrasi, nilai guna kebijaksanaan, nilai guna
pelaksanaan kerja, nilai guna hukum, nilai kegunaan keuangan, nilai guna
penelitian, nilai guna pendidikan, nilai guna pembuktian dan documenter, dan
nilai guna sejarah.
Menurut
sifat kepentingan arsip dapat digolongkan menjadi arsip vital, penting (essensial), dan biasa. Arsip vital terdiri
dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi. Arsip penting merupakan naskah
yang mempunyai sifat-sifat seperti isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut,
memuat informasi penting, menggandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai
nilai, atau kegunaan tertentu. Sedangkan arsip biasa adalah naskah yang isinya
tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
Menurut
keseringan penggunaanya arsip dibedakan menjadi arsip aktif, arsip inaktif, dan
arsip statis/abadi. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dipergunakan
secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung
dalam pelaksanaan tugas atau frekuensi penggunaannya sudah menurun.
Menurut
fungsinya, arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
Penggolongan
arsip menurut tingkat penyimpanannya dan pemerliharaannya misalnya arsip unit
yaitu arsip yang disimpan di unit kerja ( unit pengolah ); arsip sentral, arsip
yang disimpan di Unit Kearsipan (Pusat Arsip) organisasi, dan atau arsip disimpan
di kantor arsip Nasional di Jakarta, dan di tiap-tiap ibukota daerah tingkat I
dan II
Menurut
keasliannya, arsip digolongkan menjadi empat macam yaitu arsip asli, arsip
tembusan atau tindasan, arsip salinan dan arsip berupa petikan.
2.4 Jenis
dan Fungsi Arsip
2.4.1
Fungsi Arsip
Pada undang-undang
tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara yang disebut juga dengan Record. Arsip statis atau archieve
adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara.
Dua istilah record dan
archieve di atas sering disebut dengan istilah arsip
(bahasa belanda archief). Sehingga record manajement di
terjemahkan dengan Tata Kearsipan atau Manajement Kearsipan.
AKTIF
ARSIP
DINAMIS
INAKTIF
ARSIP
ARSIP
STATIS
Gambar 1. Pembagian arsip
Apa
pun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip di sini adalah setiap
catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, folmulir), kertas
film (slide, film-strip, mikro-film), media computer (pita tape, piringan,
rekaman, disket) kertas fotocopy dan lain-lain.
Sesuai dengan
perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era
komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid), dan media computer (disket,
flasdisk, pita magnetic, dan sebagainya)
2.4.2
Jenis Arsip
terdapat 2 (dua) jenis
arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, yaitu :
1. Arsip
otentik
2. Arsip
tidak otentik
Arsip
otentik adalah adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang
bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Arsip tidak otentik adalah arsip yang di
atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa
fotokopi, film, microfilm, keluaran (output/print out) computer, dan media
computer seperti disket dan sebagainya.
Beberapa contoh arsip dapat disebutkan
di sini : surat, surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan
kartu, folmulir, daftar, gambar, foto, peta, kuitansi, cheque, cetak-biru,
table, grafik miktrofilm, mikrofische, slide, data-data, akte, hasil facsimile,
media computer (disket, flasdisk, magnetic-tape, pirigan), dan lain-lain.
Pekerjaan
atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajement
Kearsipan. Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa manajemen kearsipan adalah
pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat
sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena
mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di
perkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi ( Akte Pendirian Perusahaan
dan surat penting lain). Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di
perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan
selama-lamanya. Sesuai dengan undang-undang No.7 tahun1971 harus dikirim ke
arsip Nasional (ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
ARNAS
adalah badan pemerintah yang bertugas menyimpan, meyelamatkan, mengolah, dan
menyediakan arsip statis sebagai bahan bukti seluruh pertsanggung jawaban
pemerntah maupun bangsa. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai
inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional disebut Arsip Nasional Tingkat
I, termasuk daerah-daerah setingkat dengan Daerah Tingkat I, disebut Arsip
Nasional Daerah.
2.5 Pengorganisasian
Arsip
Asas pengorganisasian kearsipan adalah pedoman atau
ketentuan mengenai pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang di sepakati
oleh pihak-pihak pengambilan keputusan di dalam organisasi untuk diterapkan
dalam system kearsipan suatu organisasi. Ada tiga asas pengorganisasian yang
dapat dipilih yaitu asas sentralisasi,desentralisasi,dan gabungan
sentralisasi-desentralisasi.
1. Asas
sentralisasi
Asas sentralisasi
kearsipan adalah pemusatan pengurusan arsip yang ada di dalam organisasi. Dalam
hal ini,suatu organisasi yang menerapkan asas sentralisasi kearsipan memiliki
satu unit kearsipan yang mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus
melaksanakan tugas-tugas pengurusan arsip (kearsipan) untuk kebutuhan seluruh
unsur (unit) kerja organisasi. Jadi,dalam suatu organisasi hanya ada satu
bagian kearsipan yang mengurus arsip untuk semua satuan organisasi yang ada.
Bagian kearsipan mengurus kearsipan semua unit organisasi. Organisasi berukuran
kecil lebih cocok menerapkan asas sentralisasi ini.
Sentralisasi pengurusan
arsip memberikan manfaat sebagai berikut :
a. Memberikan
prosedur yang konsisten
b. Menunjukan
dengan jelas siapa yang bertanggung jawab
c. Memudahkan
pemahaman terhadap arsip-arsip yang saling berhubungan
d. Membantu
pelatihan pegawai tata usaha yang baru
e. Menjamin
keseragaman pelayanan kepada semua unit
f. Meminimumkan
duplikasi arsip-arsip
g. Memungkinkan
penggunaan ruang dan fasilitas yang lebih baik
h. Memungkinkan
keamanan arsip yang lebih besar
i.
Pelayanan peminjaman
arsip dapat lebih terkontrol
Kerugian dari asas sentralisasi
arsip :
a. Sentralisasi
arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil
b. Tidak
semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu system penyimpanan yang seragam
c. Unit
kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip
yang diperlukan
2. Asas
desentralisasi
Asas desentralisasi
pengurusan arsip menunjukan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan
kearsipan kepada setiap Bagian Kearsipan disetiap unit kerja dalam suatu
organisasi. Jadi desentralisasi ini memberikan otonomi bagi setiap kantor
disetiap unit kerja organisasi untuk mengurus arsipnya sendiri. Penerapan asas
desentralisasi ini lebih banyak disukai oleh para manajer karena sistem ini
memungkinkan manajer mengontrol dan mengakses arsip-arsip yang berkaitan dengan
urusannya masing-masing dengan efektif dan efisien.
Ada beberapa masalah
yang berkaitan dengan penerapan system desentralisasi ini yaitu :
a. Setiap
departemen mempunyai system kearsipan sendiri-sendiri,sehingga terjadi
ketidakseragaman system kearsipan didalam suatu organisasi.
b. Setiap
departemen menyimpann arsipnya sendiri-sendiri,jadi arsip-arsip yang mempunyai
hubungan tidak disimpan disatu tempat bersama-sama.
c. Beberapa
departemen mungkin menyimpan kopian arsip yang sama,sehingga meningkatkan
duplikasi arsip.
d. Suatu
departemen mungkin memiliki peralatan yang lebih dan departemen yang lain
berkekurangan sehingga maksimalisasi penggunaan peralatan arsip tidak terjadi.
e. Setiap
departemen cenderung menjamin keamanan arsip dengan cara-cara yang
berbeda-beda,sehingga keamanan arsip sangat mungkin dilakukan secara
serampangan dan tidak layak.
Ada beberapa keuntungan
dari asas desentralisasi arsip adalah :
a. Pengelolaan
arsip dapat dilakukan sesuaikebutuhan unit kerja masing-masing
b. Keperluan
arsip mudah terpenuhi,karena berada pada unit kerja sendiri
c. Penanganan
arsip lebih mudah dilakukan,karena arsipnnya sudah dikenal baik
3. Asas
Gabungan
Asas gabungan dalam
pengurusan arsip merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit
pengolah untuk menyimpan dan memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri
dibawah kontrol/kendali pusat Unit Kearsipan. Arsip-arsip aktif seperti
kepegawaian,daftar gaji,kredit,keuangan dan arsip penjualan disimpan secara
terdesentralisasi. Tetapi arsip-arsip inaktif dan statis
ditampung,disimpan,dirawat,diamankan,diolah,dan diatur dibawah tanggung jawab
Unit Kearsipan Pusat organsasi.
Unit
Kearsipan Pusat juga mempunyai fungsi menyelenggarakan kegiatan-kegiatan
penelitian dalam rangka usaha pengembangan kearsipan,mengembangkan dan membina
administrasi kearsipan,menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli
kearsipan melalui pendidikan dan latihan,dan menyelenggarakan hubungan dan
kerjasama dengan organisasi-organisasi lain untk mengembangkan dan memajukan
system kearsipan organisasi.
Dengan
pendekatan gabungan ini masalah-masalah yang melekat pada asas sentralisasi dan
desentralisasi diminimalkan resikonya,seperti masalah duplikasi penyimpanan
arsip dan kurangnya fleksibilitas tentang unifirmitas. Asas kombinasi cocok
untuk organisasi atau perusahaan besar dan yang mempunyai cabang-cabang usaha.
Pemilihan
asas mana yang hendak digunakan didalam organisasi terkait dengan factor-faktor
seperti besar-kecilnya (ukuran) organisasi,keperluan organisasi/unit-unit
organisasi dan kemampuan pegawai. pemilihan asas yang hendak diberlakukan juga
mempunyai konsekuensi bagi pelaksanaan fungsi manajemen dan operasional
kearsipan didalam organisasi.
2.6 Indeks
Indeks ialah Suatu
daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan. Sedangkan
Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit. Agar
pemberian indeks dilakukan dengan tepat,beberapa aturan dibawah ini perlu
diperhatikan :
1. Nama
yang digunakan adalah nama yang sering dipergunakan dalam pencarian arsip.
2. Dalam
arsip korespondensi, nama kepala surat sering digunakan untuk permintaan arsip.
3. Apabila
kepala syarat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis si
penulis,kepala surat itu tidak digunakan sebagai kode penyimpanan.
4. Jika
surat tidak mempunyai kepala surat,kode penyampanan surat dapat menggunakan
nama penanda tangan.
5. Jika
nama perusahaan sama pentingnya dengan nama penanda tangan,nama perusahaan
dipakai sebagai kode penyimpanan.
6. Untuk
surat keluar,nama yang enting adalah nama pada alamat dalam.
7. Jika
nama individu dan nama perusahaan tercantum pada alamat dalam,plihlah nama
perusahaan yang dijadikan kode penyimpanan.
8. Pada
surat tembusan nama penulis digunakan sebagai dasar penyimpanan.
9. Jika
pokok masalah digunakan dalam penyimpana system alfabetis,nama orang,
organisasi harus tampak pada arsip tersebut. Petugas harus menulis subjek
tersebut pada sudut kanan atas.
10. Jika
nama atau masalah yang ada didalam arsip tersebut dianggap paling penting,nama
atau masalah tersebut dapat digunakan sebagai kode dalam penyimpanan.
2.7 Kode
Kode adalah tanda atau
simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada
lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan, Kode Arsip diambil dari abjad
pertama dari hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai
dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengkodean dapat diartikan sebagai pemberian
tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpananya dalam file. Agar anda dapat
memberi kode yang tepat,seperangkat aturan dalam penyimpanan alfabetis harus
diikuti. Jika arsip sudah siap disimpan,arsip akan diberi tanda atau kode
tempat penyimpanan. Jika hal tersebut telah dilakukan,petugas sudah dapat
membaca sekilas atau mengindeks isi surat untuk konfirmasi pemberian kode
tersebut. Apabila ada kata yang penting,pembuatan tunjuk silang dilakukan saat
itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat anda akan
menyimpan kembali arsip. Pada saat pemberian tanda anda harus berhati-hati dan
sehingga hal itu dapat membantu mencapai keberhasilan dalam efisiensi system
penyimpanan secara alfabetis.
2.8 Cara
Penyimpanan Arsip
Bertha M.weeks (1956 )
seperti dikutip The Liang Gie (1988:130) mengatakan bahwa aktifitas pokok dalam
bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat. Aktifitas pokok ini dalam
bahasa ingris disebut “filling” yang merupakan penyusunan warkat secara
sistematis sehingga warkat-warkat itu dapat di ketemukan kembali dengan cepat
(filling is the systematic arrangement of record so that they may be quickly
found again). Dalam menjelaskan tentang tugas pelayanan disekitar
keterangan-keterangan (tata usaha) The Liang Gie (1988:26) mengatakan kegiatan
dalam menyimpan sebagai kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di
tempat tertentu yang aman.
Berdasarkan
pengertian-pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa penyimpanan arsip adalah
kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan berbagai
cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat diketemukan kembali dengan
cepat apabila di butuhkan. Penyusunan warkat secara sistematis berarti bahwa
ketika melakukan penyimpanan arsip, pegawai menaruh warkat-warkat dengan
menggunakan prosedur, cara, alat, memperhatikan klasifikasi arsip dan kodenya
serta urutan kejadian (kronologi penciptaan, pengiriman, penerimaan) warkat.
Langkah-langkah/prosedur
penyimpanan arsip:
1. Pengumpulan Surat
Surat-surat yang
berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
2. Memeriksa
Petugas memeriksa
apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya
tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas
surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai
diproses dan boleh disimpan.
3. Mengindeks
Memilih nama yang akan
dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi
unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang
dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.
Contoh:
Nama Badan Pengirim
adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang
dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah
dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.
Cara Mengindeks:
PT.Waringin Indeks
Waringin PT
Surat ini akan disimpan
pada abjad W dan label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode
Pada langkah ini nama
atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya,
lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit satu, angka 2 untuk unit dua
dan angka 3 unit tiga dan seterusnya.
Dengan
adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada,
atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map
campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
Dengan adanya
tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila
surat keluar karena dipinjam.
5. Menyortir
Adalah mengelompokkan
surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan
langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang
banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu
dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak
perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya
perkelompok abjad.
6. Menempatkan
Pekerjaan ini harus
dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map
yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume
surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
Pemeliharaan,
perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian
Filling System Abjad
System abjad adalah
system penyimapanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap
(nama) dokumen bersangkutan. Melalui system abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan
urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua
jenis, yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang (individu) terdiri dari nama
lengkap dan nama tunggal. Sedanngkan nama badan terdiri dari nama badan
pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi.
Sistem abjad umumnya
dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena :
1. Nama biasanya sebagai rujukan pertama
dalam pencarian dokumen. Sehingga dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta
melalui nama orang atau lembaga.
2. Dokumen-dokumen dari nama yang sama, akan
berkelompok di bawah satu nama dan satu tempat.
3. Dokumen berasal dari banyak koresponden
dengan nama yang bervariasi.
4.
Nama lebih mudah
diingat oleh siapa pun.
Sistem
abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam
menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan
melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga
dengan sistem arsip langsung (direct filing system).
Kalau
kita memilih sistem abjad sabagai sistem penyimpanan, maka itu berarti bahwa
nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai
dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja bersangkutan yang
mementingkan soal nama dari pada identitas lain. Berdasarkan hal tersebut maka
pencaraian atau permintaan atas dokumen yang diperlukan hendaklah bertitik
tolak dari nama koresponden, misalnya: ”Tolong carikan data surat PT WARINGIN
KENCANA” , ”Tolong carikan data pegawai Sukoco Kaltim”, ”Tolong carikan surat
kita kepada Adnan Buyung Nasution & associates”. Sesudah menerima
permintaan ini, petugas mengira-mengira pada abjad apa map dokumen bersangkutan
berada sesuai dengan indeks dari nama masing-masing yang menjadi label map.
Sesuai dengan Peraturan Mengindeks, ketiga dokumen tersebut akan berada di
belakang abjad W, K, dan N, sedangkan label mapnya masing-masing adalah:
Waringin Kencana PT, Kaltim Sukoco, dan Nasution Adnan Buyung & Associates
3.2 Susunan
Map
Sering terjadi bahwa surat dari
suatu koresponden hanya diterima satu lembar dalam jangka waktu yang lama,
misalnya selama periode enam bulan. Koresponden yang suratnya hanya diterima
satu kadang-kadang jumlahnya cukup banyak. Di samping itu ada juga koresponden
yang komunikasinya berlangsung secara terus menerus. Hal-hal seperti tersebut
di atas seharusnya menjadi bahan dalam pertimbangan di dalam menentukan
penggunaan map-map pada sistem-abjad.
Ada tiga cara penggunaan map yang
dapat di pilih oleh para pengelola arsip yang memilih sistem-abjad sebagai
penyimpanan arsipnya. Yang diambil contoh di sini adalah map gantung (hanging
folder). Kalau mempergunakan perlatan ini seperti misalnya ordner map, kotak
file, atau lainya, maka perlu di sesuaikan. Tiga cara tersebut adalah:
1.
Setiap koresponden (misalnya nama perusahaan) diberi map secara langsung
walaupun suratnya baru satu lembar. Pada cari ini pemakaian map memang cukup
banyak dan cenderung boros,sebab mungkin saja isi map tersebut tidak akan
pernah bertambah. Pada cara ini map-map tersusun berderet menurut abjad. Karena
semuanya map gantung,mka tidak memerlukan penyekat. Dengan tidak adanya
penyekat maka kita tidak dapat meletakkan guide huruf abjda secara tersendiri;
sebagai gantinya guide huruf (A,B,C,dan seterusnya sampai Z) dapat di letakkan
pada pinggir atas map yang pertama dari map-map kelompok abjad bersangkutan.
2.
Cara yang kedua adalah bila kita memberlakukan map gantung sebagai map kantong.
Dengan sendirinya mempunyai map-kantong dengan label A,B,C,dan seterusnya
sampai Z. pada map-kantong A akan di masukan map-dalam(tempat surat) berbagai
nama (korespnden) yang termasuk abjad A. Misalnya surat-surat yang berhubungan
dengan PT.Adiguna akan kita masukkan dalam map-dalam dengan lebel ADIGUNA,PT.
Surat dari dan kepada PT Astra motor Internasional Inc. akan kita masukan dalam
map-dalam dengal lebel ASTRA,PT. Dua map-dalam tersebut kita masukkan dalam
map-kantong A.
3.
Cara yang ketiga adalah dengan mempergunakan map-campuran dan map-individu. Map
tersebut sebetulnya adalah map-gantung yang dipergunakan sebagai map-campuran
dan map-individu adanya map campuran adalah untuk menampung surat-surat yang
baru sedikit diterima dari koresponden-koresponden, atas dasar untuk menghemat
pemakaian map. Sebab, katanya kalau surat dari satu korsponden atau dua lembar
sudah di simpan di map tersendiri akan terjadi pemborosan pemakaian map.
Barangkali saja, bertahun-tahun jumlah suratnya hanya itu-itu saja, tidak ada
komunikasi-komunikasi kelanjutan.
Map
campuran ini adalah map yang berisi campuran surat-surat dari berbagai
koresponden di mana jumlah surat masing-masing koresponden belum mencapai 5
lembar. Di sini surat-surat di kelompokkan sesuai nama masing-masing, dan
kelompok-kelompok tersebut disusun menurut abjad. Bila ada kelompok yang
jumlahnya sudah menjadi 5 lembar, maka kelompok surat dari nama bersangkutan,
di keluarkan dari map-map campuran dan di masukkan di dalam map tersendiri.
Map-individu
adalah map yang berisi surat-surat dari 1 nama yang di pindahkan dari
map-campuran, karena surat-surat tersebut sudah penuh, maka di pergunakan map
kedua dengan label nama yang sama, dan di tepatkan di depan dari map lama.
3.3 Klasifikasi
Filling System Abjad
3.3.1
Klasifikasi arsip
Dalam merancang
klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:
1. Nama Perorangan
2. Nama Perusahaan
3. Instansi Pemerintah
4. Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks
kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z,
tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan
berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.
Contoh :
A, B, C,…………………………………Z
Aa, Ab, Ac, ……………………………Az
Aba, Abb, Abc,
………………………Abz
Aca, Acb, Acc,
…………………………Acz
Bila nama-nama telah
diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama
tersebut dapat diurut sbb :
Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul
Abas,Abdul Bainulhakim Carlianis Darman,Iskandar
Abbas,Yasir Badrianus Channe Dasman,Yusar
Abdul,Yadi Badri,Mutia Cherry,Retno Dirman,Asri
3.4 Prosedur
Penyimpanan Sistem Abjad
Prosedur penyimpanan
system-abjad untuk surat dan non-surat (kartu,formulir, gambar konstruksi, dan
sebagainya) adalah sama, yaitu terdiri dari langkah-langkah: 1. Memeriksa, 2. Mengindeks,
3. Memberoi tanda, 4. Menyortir, 5. Menyimpan surat mempergunakan map,
sedangkan penyimpanan non surat tidak mempergunakan map.
1.
Memeriksa
Langkah perta ma inin
dilakukan agar tidak terjadi kekeliruan penyimpanan terhadap surat yang
sebenarnya harus diedarkan kepada unit-unit lain. Pada langkah ini petugas
memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, misalnya dengan
melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark). Yang diterakan oleh
atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah
selesai diproses dan boleh disimpan.
2.
Mengindeks
Mengfindeks dalam
system-abjad adalah memilih nama yang akan di pakai sebagai indentitas
penyimpanan dan kemudian menguraikan menjadi unit-unit untuk keperluan abjad.
Untuk surat masuk, yang dapat dipilih adalah nama badan pengirim adalah PT
Waringin dan penanda tanganya adalah
sukoco katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai kata tangkap (identitas) adalah
nama badan, karna cenderung tidak berubah disbanding dengan nama penendatangan
surat, kecuali untuk surat yang dikirim atas nama perorangan bukan badan.
Di dalam langkah mengindeks nama yang dipilih kemuadian
diindeks menjadi Waringin PT, Bank DagangNegara Cabang Jakarta Thamrin diindeks
menjadi Jakarta Thamrin (cabang) Bank Dagang Negara. kedua nama dari contoh
diatas niscaya akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah nama
masing-masing yang sudah di indeks.
3.
Memberi Tanda
Pada langkagh ini nama
atau kata tangkap yang sudah di indeks sebagai unit-unit diberi tanda, misalnya
lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit satu, angka 2 untuk unit
dua, angka 3 untuk unit tiga, dan seterusnyabila unitnya masih ada. Dengan
adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada,
atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindah dari map
campuran karena jumlah suratnya sudah mencapai 5(lima) pucuk. Dengan adanya
tanda (kode) juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci. Bila
mana surat itu keluar laci karena dipinjam.
4.
Menyortir
Adalah mengelompokkan
surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan
langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang
banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu
dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak
perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya
perkelompok abjad.
Pekerjaan sortir dapat
dilakukan dengan alat sortir, tetapi bila alat ini tidak ada, petugas dapat
mempergunakan meja sebagai tempat sortir.
5.
Menempatkan
Pekerjaan ini harus
dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map
yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume
surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
3.5 Peralatan
dan Perlengkapan
Jenis-jenis
peralatan dan perlengkapan kearsipan sistem abjad adalah :
1.
Filling Cabinet /
lemari arsip
Merupakan lemaari arsip yang mempunyai gaya, desain
dan ukuran yang berbeda-beda. Alat ini digunakan untuk menyusun file, dokumen
dan arsip agar mudah di ambil dan di kembalikan kembali pada tempatnya semula.
Filling cabinet juga berfungsi untuk mengatur berkas-berkas atau file agar
tertata rapi.selain itu dengan desain dan gaya serta warna filling cabinet yang
beraneka ragam bisa menjadikan filling cabinet sebagai alat memperindah kantor.
2.
Guide
Guide
berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali
suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan
mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide
dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya,
yaitu yang berisi huruf dan
yang berisi kata/nama/masalah.
3.
Folder dan map gantung
Biasa di gunakan untuk menyimpan arsip aktif di
setiap unit pengolah (unit kerja) yang kemudian di masukan ke dalam filling
cabinet. Folder yang berukuran kecil untuk menyimpan kartu kendali yang di
masukan ke dalam laci-laci lemari katalog.
4.
Kotak arsip (Dos,Box)
Kotak arsip biasanya di gunakan untuk menyimpan
arsip inaktif. Caranya setiap kotak arsip hanya di pakai untuk menyimpan berkas
yang memiliki suatu masalah. Penyimpanan menyusun arsip dalam folder, dan
memasukan folder ke dalam kotak arsip secara vertikal.
5.
Perforator
6.
Tab / pembatas
3.6 Analisis
SWOT
3.6.1
Strength
a. Penyimpanan
arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat
penyimpanannya, karena semua berkas di tata berdasarkan nama.
b. Petunjuk
penataan berkas sangat sederhana dan mudah di pahami.
c. Kesalahan
berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai.
d. Peralatan
atau perlengkapan yang di perlukan sangat sederhana.
e. Biaya
pelaksanaanya lebih murah
f. Dengan
penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah di
ketahui.
g. Penyimpanan
ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad.
3.6.2
Weakness
a. Ada
kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan
secara konsisten.
b. Nama
orang yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaanya sama.
c. Tunjuk
silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh atau sesak.
d. Surat-surat
atau dokumen-dokumen yang ada hubungan dengan satu sama lain tetapi berbeda
nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan.
3.6.3
Oppoturnity
Data hanya beredar di
perusahaan atau departemen yang bersangkutan, sehingga tingkat keamaanannya
tinggi.
3.6.4
Treats
Media penyimpanan rusak
atau hilang akibat human eror, bencana
alam, ataupun lapuk termakan waktu.
BAB IV
PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Penyimpanan arsip
menggunakan system abjad lebih mudah dan efesian, karena untuk surat masuk yang
dapat dipilih adalah nama badan pengirim atau penanda tangan surat.
6.2 Saran
Menurut kami, penggunaan
system abjad ini sebaiknya di gunakan pada perusahaan kecil. Karena akan lebih
mudah dan efektif.
Komentar
Posting Komentar